Document sharing

Steeds meer organisaties ontdekken de voordelen van het delen van documenten vanuit een DMS naar een document Extranet. De medewerkers hoeven daardoor bestanden niet te up- of downloaden in een andere externe toepassing. Er wordt zo veel tijd gewonnen en fouten voorkomen. 

Informatiestroom onder controle

We zien dat bij organisaties die nog geen infrastructuur hebben om documenten met externen te delen dat medewerkers dit zelf gaan organiseren met bijvoorbeeld Box, DropBox, WeTransfer en Google Drive omdat de buitenwereld hierom vraagt. Hierdoor kan gevoelige informatie buiten controle van het bedrijf de buitenwereld bereiken en daar eindeloos blijven staan. Dit is niet wenselijk uit het oogpunt van informatiebeveiliging. U kunt beter zorgen dat uw medewerkers met een goede oplossing op de juiste wijze worden gefaciliteerd.

Delen of samenwerken

In OpenIMS kan een medewerker een document of set van documenten voor een bepaalde periode met een externe partner of projectlid middels het Extranet als onderdeel van het OpenIMS platform op eenvoudige wijze delen. U kunt hierbij denken aan het delen van bouwtekeningen en werkinstructies zodat externe partijen hun offertes hier op kunnen baseren of nieuwe documenten kunnen toevoegen. De externe documenten worden in het juiste dossier geplaatst en de interne  medewerker ziet de documenten in het DMS terug. Dit scheelt enorm veel tijd en uw medewerkers beschikken altijd over de laatste en juiste informatie. 

Workflows delen

Dit document Extranet kan ook worden gebruikt om workflow met externe partijen te delen zoals het goedkeuren van facturen, tekeningen en andere soorten documenten. 

DMS Extranet server

Wij hanteren de opzet om te werken met een intern DMS in een DMZ configuratie waarin alle documenten van de organisatie staan die alleen toegankelijk zijn voor medewerkers en een document Extranet op een server die gekoppeld is aan het internet zodat externen daarop kunnen inloggen. Het OpenIMS cluster zorgt er dan voor dat alleen de documenten die naar buiten 'mogen' met de interne server worden gesyncroniseerd.

In uw huiststijl

Het OpenIMS Extranet beschikt over diverse standaard voorzieningen en kan gemakkelijk worden uitgebreid. Daarnaast kan de omgeving worden opgezet in uw eigen huiststijl.